Cher fournisseur,

Chez Polyfly SL, l’un de nos objectifs quotidiens est l’amélioration continue de notre capacité à offrir un service d’excellence à nos clients. Pour atteindre cet objectif, nous avons mis en place un Système de Management (SM) basé sur la norme UNE-EN-ISO 9001:2015.

Dans le cadre de ce Système, il est établi la nécessité d’évaluer et de sélectionner nos fournisseurs, mainteneurs et sous-traitants en fonction de leur capacité à respecter les engagements pris avec Polyfly SL. C’est pourquoi nous vous informons de notre processus d’homologation et d’évaluation continue, ainsi que des exigences applicables à la prestation de vos services.

1. Évaluation initiale des fournisseurs, mainteneurs et sous-traitants

• Certification / Accréditation : Il sera considéré comme un atout si les produits ou les systèmes de management sont certifiés par des organismes accrédités. Les accréditations ou qualifications permettant au fournisseur d’effectuer ses travaux seront également évaluées.
• À l’essai : Tous les nouveaux fournisseurs seront soumis à une commande ou un service d’essai. Après analyse, leur aptitude à devenir un fournisseur régulier sera déterminée.
• Stratégiques : Fournisseurs qui contribuent de manière significative à l’opérabilité, à l’image et au positionnement de Polyfly SL.
• Compétence : Évaluation de l’expérience, des compétences et des exigences spécifiques du personnel et des entreprises sous-traitées.
• Exclusivité : Fournisseurs offrant un service ou un produit sans alternative disponible sur le marché.
• Historique : Fournisseurs collaborant avec Polyfly SL depuis au moins deux ans, démontrant leur fiabilité et consolidant la qualité du service et la sécurité de l’information.
• Agilité : Capacité du fournisseur à répondre rapidement et efficacement dans la livraison des produits ou services.

2. Évaluation continue

Après l’évaluation initiale, une réévaluation annuelle est effectuée sur la base des incidents, des non-conformités et de la performance générale. De même, conformément aux dispositions des normes de référence et en votre qualité de fournisseur, mainteneur ou sous-traitant de notre entreprise, nous vous communiquons les exigences minimales qui vous sont applicables en relation avec la prestation de votre service :

3. Exigences générales pour la prestation de service

1. Se conformer à ce qui est demandé dans chaque commande d’achat ou ordre de travail externe.
2. Respecter la législation en vigueur applicable au service fourni (autorisations, inspections techniques, enregistrements, etc.).
3. Appliquer les mesures préventives nécessaires pour éviter les risques et former/informer votre personnel sur le travail à effectuer.
4. Se conformer aux procédures internes de Polyfly SL, liées au SM.
5. Gérer adéquatement les déchets générés, en utilisant des récipients appropriés et en assurant la livraison à une destination autorisée, le cas échéant.
6. Communiquer immédiatement toute situation de risque ou d’urgence au personnel de Polyfly SL.

4. Exigences à justifier selon la typologie du fournisseur

• Sous-traitants : Avant le début du service, la documentation à fournir ou à mettre à jour sera indiquée en fonction du travail à effectuer.
• Fournisseur de fournitures : Fiches techniques, marquage CE, certificats de garantie et certification ISO 9001 ou autres normes applicables.
• Fournisseurs de matériel et maintenance : Informations sur les copies de sauvegarde, les risques associés et la certification ISO 9001 ou autres normes applicables.
• Autres fournisseurs (prévention externe, cabinet de gestion, conseils, etc.) : Documentation pertinente à leur activité et certification ISO 9001 ou autres normes, le cas échéant.

Nous vous remercions d’avance pour votre collaboration et votre engagement envers ces exigences, qui nous permettent de garantir la qualité et la sécurité des services fournis à nos clients.

Cordialement, Polyfly SL